Uvod u projektni menadžment međunarodnih projekata

1. Uvod

 Projektni menadžment se najčešće upotrebljava u značenju upravljanja i/ili vođenja projekata, ali često je njegova uloga znatno šira. Kroz sljedećih nekoliko poglavlja prikazat ćemo ulogu projektnog menadžmenta u svim osnovnim fazama životnog ciklusa projekta. Za početak ćemo prikazati važnost razumijevanja projektnih ciklusa u znanosti i razvoju, gdje ćemo definirati osnovne pojmove korištene u projektnom menadžmentu te se osvrnuti na različite metodologije provedbe kako znanstvenih tako i razvojnih projekata. Međutim da bismo razumjeli kontekst i ulogu projekata u visokom školstvu, znanosti i inovativnim poduzećima, prikazat ćemo osnovne programe pomoću kojih ih možemo financirati, s naglaskom na europske izvore financiranja.  

Studenti će po završetku ove knjige te nakon sudjelovanja na nastavi biti u stanju: opisati karakteristike osnovnih europskih programa financiranja (npr. Obzor 2020, Erasmus+, COST) razvrstati projektne prijave u prikladne programe financiranja

2. Projektni pristup istraživanju i razvoju

Danas se dosta piše, govori i raspravlja o „društvu znanja“. U tom kontekstu se posebno stavlja naglasak na obrazovanje, istraživanje, tehnološki razvoj, inovacije i poduzetništvo. Pri tome se važna komparativna prednost u kompetitivnosti ostvaruje povezivanjem istraživanja i industrije, podizanjem razine inovativnosti u poduzeću ili instituciji te izgradnjom održivog sustava koji integrira sve spomenute komponente, ali i omogućuje nove oblike partnerstva i promišljanje o etičkim i socijalnim aspektima razvoja. Taj holistički pristup se može pratiti u važnim politikama kako u Hrvatskoj, tako i u Europskoj uniji [3].

Očigledno je da su preduvjeti za podizanje kompetitivnosti i poticanje održivog razvoja, donošenje i provođenje mudrih razvojnih politika te osiguranje znatnih financijskih sredstva koji taj razvoj podupiru. Tako primjerice u Europskoj uniji postoje tri ključna instrumenta za potporu istraživanju i inovativnosti. To su Strukturni i kohezijski fondovi (engl. Structural Funds and Cohesion Fund), Okvirni program za istraživanja i inovacije (engl. Horizon 2020) te Okvirni program za inovacije i kompetitivnost (engl. Competitiveness and Innovation Framework Programme - CIP). S druge strane podržavaju se i integriraju postojeće europske mreže koje služe temeljnim istraživanjima (COST) te potiču inovativne tržišno orijentirane projekte (Eureka). Te mreže uspješno djeluju na europskom prostoru u posljednjih tridesetak godina, a sada ih se financijski i logistički pomaže iz centralnih fondova EU-a, jer je prepoznato da bitno doprinose stvaranju jedinstvenog europskog prostora za istraživanje i razvoj (engl. European Research Area – ERA).

3. Internacionalizacija istraživanja

Internacionalizacija je proces koji sveučilište vodi prema konkurentnom međunarodnom statusu u vidu rezultata istraživanja, kurikuluma, mobilnosti nastavnika i studenata. Mnogi su razlozi koji podupiru ovaj proces, počevši od akademskih razloga vezanih za kvalitetu istraživanja i poučavanja, zatim ekonomski razlozi prema kojima se na obrazovanje gleda kao na tržišnu robu, a na  istraživanje kao na ekonomsko dobro i konkurentsku prednost.

S druge strane, u sličnoj su situaciji i poduzeća koja žele razvijati inovativne proizvode i usluge, odnosno čiji bi se status i proizvodnja temeljili na razvoju i upotrebi modernih tehnologija, intelektualnih usluga i servisa. Dakle, o internacionalizaciji i konkurentnosti u međunarodnom prostoru istraživanja, razvoja i inovacija, trebaju voditi računa sva ona mala, srednja i velika poduzeća, koja se žele uklopiti u društvo znanja i u punoj mjeri razviti svoje potencijale.

Sljedeće pitanje je od posebne važnosti: Je li hrvatski sektor za istraživanje i razvoj (R&D) sposoban za vraćanje nacionalnog doprinosa Hrvatskoj putem dobivenih projekata, posebice prvih nekoliko godina? Na to pitanje postoje dosta oprečni odgovori. Ipak svi se slažu da je podizanje apsorpcijskog kapaciteta za europske fondove preduvjet za snažniji razvoj istraživanja u Hrvatskoj. 

Nadalje, da bi mogli odgovoriti na prethodno pitanje potrebno je uspostaviti sustav mjerenja postignuća u znanosti i istraživanju. U osnovi postoje dva osnovna modela evaluacije znanosti i istraživanja:

• Evaluacija na temelju rezultata i utjecaja (output/impact) koja se usredotočuje na  „proizvod znanja” (npr. članak, tehnološka naprava, doktorat itd.)
• Procjena kapaciteta, koja se temelji na evaluaciji sposobnosti za istraživanje, posebno za apsorpciju sredstava za projekte u znanosti i istraživanju i davanje doprinosa razvoju hrvatskog istraživačkog prostora.

U drugu ruku, možemo razgovarati o mogućnosti postizanja boljih rezultata apsorbiranjem fondova koji su nam dostupni i naš bi cilj u tom slučaju trebao biti povećavanje kapaciteta apsorpcije na različitim razinama, ali i korištenjem kapaciteta u javnom i privatnom sektoru.

U literaturi se kapacitet iskorištenja (engl. absorption capacity) poduzeća ili institucije definira kao sposobnost proizvodnje dobara i usluga, ali i sposobnost apsorbiranja sredstava i partnerstva koji su preduvjet razvoju. Možemo primijeniti ovu definiciju i na istraživačko-razvojni sektor te identificirati kritične komponente kapaciteta istraživanja kao i moguće načine njihova razvoja.

Okvirno, kapaciteti istraživanja sastoje se od:

• Ljudskih resursa (istraživači, asistenti i administrativno osoblje) i
• Fizičkog kapitala (znanstvena oprema i nužni troškovi vezani uz funkcioniranje sustava).

Drugim riječima, bitna su dva uvjeta: mora postojati dostatan izvor financiranja te dovoljno talentiranih istraživača koji mogu ostvariti odgovarajuću i svrsishodnu upotrebu sredstava. Ovdje je važno istaknuti da država mora kroz tijela ministarstava i sveučilišta utjecati na definiciju i kontrolu “odgovarajuće i svrsishodne upotrebe”.

U ovom kontekstu proučavamo nacionalnu (institucijsku) sposobnost apsorpcije međunarodnih projekta u znanosti i razvoju i zaključujemo da postoje sljedeće važne komponente:

• Znanstvena izvrsnost (ljudski resursi),
• Administrativna potpora (ljudski resursi),
• Infrastruktura institucija (fizički kapital),
• Pravni i strateški okvir (optimalna uporaba)

4. Od ideje do projekta

Prvi korak u razvoju projekta je prijelaz od faze projektne ideje u fazu prvog opisa (engl. draft) projekta. U osnovi, projektna ideja može se odnositi na jednu od sljedeće četiri kategorije:

Unapređenje istraživačkog kapaciteta organizacije Razvoj ili inovativna dogradnja proizvoda ili usluge Razvoj institucije ili poduzeća koji uključuje inovativnost,      internacionalizaciju, nova partnerstva Provođenje temeljnih znanstvenih istraživanja za koje, u skorije vrijeme, nije predviđena komercijalizacija

Nakon ove faze kreće se u traženje pogodnog programa za financiranje projekta te pisanje same projektne prijave. U toj je fazi važno raspolagati što iscrpnijim informacijama o programima financiranja u Hrvatskoj, EU i šire. S druge strane, neophodno je imati solidno znanje iz projektnog menadžmenta, ali nije dovoljno samo poznavanje opće teorije o projektima, nego i specifična znanja iz projektnog menadžmenta projekata u znanosti i razvoju te vještine upravljanja međunarodnim projektima.

Kad je gotov prvi draft projekta i napravljen preliminarni odabir izvora financiranja treba odgovoriti na sljedeća pitanja:

Ima li izabrani program uključene teme, odnosno prioritete, koje projektna ideja sadržava? Može li se dana institucija/poduzeće/pojedinac javiti u izabrani program? Može li se planirani tip istraživanja/razvoja financirati u izabranom programu? Koliko je zahtjevna prijava i upravljanje projektom te postoje li dostatni ljudski resursi? Da li su financijska sredstva, koja projekti u danom programu dobivaju, primjerena zahtjevima implementacije danog projekta? Trebaju li partneri da bi se dobilo financiranje u danom programu, odnosno da li se s takvim konzorcijem može uspješno implementirati projekt?

5. EU programi financiranja

U nastavku možete pronaći kratki opis osnovnih tipova europskih programa za financiranje projekta u znanosti i razvoju u okviru kojih se hrvatski znanstvenici i stručnjaci mogu natjecati za potpore svojim projektima, inicijativama, mrežama te tablicu s osnovnim karakteristima programa.

Tablica: Osnovni EU programi financiranja i njihova obilježja

Naglašavamo da se kod gotovo svih projekata, u programima iz prethodne tablice, zahtjeva da partneri budu iz nekoliko europskih zemalja te da obuhvaćaju različite tipove organizacija (sveučilišta, mala i srednja poduzeća, nevladine udruge itd.). Tako su u Eureka projektu dovoljna dva partnera iz dvije različite zemlje koje su pristupile Eureka mreži, dok se minimalno četiri zemlje moraju uključiti kod prijave COST projekta.

Dakle, treba se uložiti prilično truda u uspostavljanje konzorcija za projekt, a i prijave treba napraviti u skladu s visokim standardima. Nadalje, kod većine programa, evaluacijski postupak je vrlo strog, broj prijava višestruko nadmašuje raspoloživa sredstva, pa je prolaznost relativno mala. S druge strane, treba uzeti u obzir da se radom na međunarodnim projektima mogu razviti istraživački kapaciteti i konkurentnost u međunarodnim okvirima, moguće je nabaviti istraživačku opremu, platiti službena putovanja, materijal, knjige i druge publikacije itd. Nadalje, moguće je plaćanje dodatnog rada, zapošljavanje asistenata i istraživača. Na kraju, a možda i najvažnije, omogućuje se umrežavanje u Europski prostor istraživanja i razvoja.

Zbog kompleksnosti prijave i implementacije međunarodnih projekata, ovakva projektna aktivnost zahtjeva i dodatnu edukaciju u projektnom menadžmentu i srodnim disciplinama. Nadalje, kod većine međunarodnih projekata potrebna je jaka institucijska podrška, a često i uspostava ureda za upravljanje projektima u organizacijama.

Početno ulaganje u prijavljivanje međunarodnih projekata u prvo se vrijeme ne isplaćuje financijski jer je kod većine spomenutih programa mala prolaznost, ali na duži vremenski period dolazi do brojnih dobrobiti. Stoga je potrebno raditi i na promjeni stava prema prijavljivanju međunarodnih projekata.

6. Ključni čimbenici uspjeha projektnog tima

Budući da je istraživanje primjer aktivnosti s pristupom „odozdo prema gore“ (“bottom-up”), prva faza koja uključuje inkubaciju projektne ideje i stvaranje projektnog konzorcija ima ključnu ulogu u procesu podizanja razine sudjelovanja u međunarodnim projektima. No, postoje i drugi faktori koji utječu na uspješnost u prijavljivanju i implementaciji međunarodnih projekata. Za podizanje uspješnosti međunarodnog projektnog menadžmenta, na razini projektnog tima, mogu se identificirati sljedeći ključni faktori (ne nužno u napisanom poretku):

Odgovarajuće informacije o međunarodnim programima i fondovima, Originalna i ostvariva projektna ideja Projektna ideja koja se uklapa u određeni program Umreženost na međunarodnoj razini i partnerstvo na relaciji sveučilište (institut) – industrija Interdisciplinarnost projektnog tima: uključenost istraživačkih, inovativnih, ali i menadžerskih kompetencija Upotreba odgovarajućih tehnika i alata projektnog menadžmenta te znanja o upravljanju kompleksnim situacijama u međunarodnim projektima Aktivno traženje prilika za sudjelovanje u projektima i učenje na dobrim i lošim primjerima iz prakse („lessons learned“) Definiranje vlastite ”niche” u znanosti i/ili razvoju Potpora upravljačke strukture institucije i strateška orijentacija institucije kvalitetnim projektima u znanosti i razvoju

Ovdje posebno naglašavamo da je zbog kompleksnosti međunarodnih projekata izuzetno važno da organizacija prepozna prednosti koje ovi projekti donose te na institucionalnoj razini donijeti strategiju uključivanja u međunarodne projekte i sukladno tome osigurati organizacijske uvjete za projektni rad. Nadalje, u procesu pripreme i implementacije projekta treba analizirati i dokumentirati dobre i loše elemente projekta kako bi se iskustva mogla koristiti u budućim projektima.

7. Literatura

Literatura korištena u okviru ove knjige:

[1] Divjak, B; Horvatek, R; Kukec, S. Key Factors of a Successful E-project Application. Aspects of Organization and Information Systems: Curriculum Development, str 98-103, TIVA, Varaždin, 2005.

[2] Kukec, S.K. Računovodstveni sustav sveučilišta kao pretpostavka uspješnog sudjelovanja u međunarodnim projektima, Magistarski rad, EF Zagreb, 2008.

[3] Competitive European Regions through Research and Innovation – Practical Guide to EU Funding Opportunities for Research and Innovation. ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/practical-guide-eufunding_en.pdf, učitano: 30.09.2008.

[4] European Commission Education and Training. http://ec.europa.eu/education/, učitano: 11.03.2009.

[5] European Commission Research Area ERA. http://ec.europa.eu/research/era/, učitano: 02.01.2009.

[6] Okvirni sporazum između Republike Hrvatske i Europske zajednice o općim načelima sudjelovanja RH u programima Zajednice. Službeni glasnik Europske unije, L 192/2005 od 22. srpnja 2005. http://eur-lex.europa.eu/, učitano: 11.03.2009.