Upravljanje projektnim ciklusom - primjer

Ako imamo projektnu ideju potrebno je pratiti sve natječaje (pozive, engl. call) Europske komisije  i kada se naša ideja uklapa u zahtjeve poziva krećemo u razradu. Druga je mogućnost da pratimo natječaje, pa na temelju poziva generiramo ideju o našem projektu. Da bi se neku ideju financiralo, ona prvenstveno mora doprinositi ciljevima postavljenima od strane EU. Ujedno je nužna i potpora matične ustanove sudionika.

Okupljanje konzorcija slijedi kada imamo koncept kojim potencijalne partnere možemo privući da pristupe u naš tim. Partneri moraju biti sposobni ostvariti ciljeve projekta (imati komplementarne sposobnosti). Nužno je već u samom početku usvojiti precizna pravila sudjelovanja. Traženje partnera moguće je putem dostupnih mreža.

Detaljno planiranje i prijava projekta uključuju precizno definiranje sadržaja i strukture projekta, odabir menadžmenta i projektnog tima te stvaranje plana troškova. Prikupljaju se sve informacije potrebne za prijavu projekta u skladu s pozivom za sudjelovanje ("call"). U pisanju prijedloga prijave nužno je obratiti pažnju na elemente bitne za evaluaciju, a mogu se naći u tekstu natječaja ili vodiča za pisanje prijave.

Evaluacija je ključna faza u kojoj projekt "prolazi" ili “pada” stoga je vodič za evaluaciju bitan i za sudionike natječaja. Organizira ju Europska komisija angažmanom nezavisnih stručnjaka iz cijelog svijeta. Projekti mogu biti prihvaćeni, djelomično prihvaćeni (uz uvažavanje primjedbi evaluatora ulaze na tzv. “rezervnu listu”) ili mogu biti odbijeni. Čitav proces je pod nadzorom nezavisnog promatrača. Kriteriji evaluacije prikazani su u prethodnom poglavlju o općenitim karakteristikama znanstveno-istraživačkih projekata. Kriteriji su obično znanstveno-tehnološka izvrsnost (engl. S&T Quality) što je vezano uz temu natječaja, implementacija (engl. Implementation) koja se odnosi na kvalitetu i učinkovitost provedbe projekta i menadžmenta te očekivani rezultati projekta (engl. Impact) gdje se prikazuju budući utjecaji na razvoj EU gospodarstva i društvene zajednicce preko diseminacije rezultata projekta.

Pregovori se odvijaju nakon dobivanja pozitivnog odgovora od Komisije. Potrebno je uvažavanje preporuka iz evaluacijskog izvješća. Nakon toga slijedi sklapanje ugovora među partnerima (engl. Consortium Agreement), a kada su partneri dogovorili sve potrebne detalje sklapa se Ugovor partnera s EK (engl. Grant Agreement).

Projekt počinje upoznavanjem partnera i detaljiziranjem pojedinih postupaka. Uobičajeno je organizirati sastanak na početku projekta u trajanju 1-2 dana (tzv. "kick-off meeting"). U ovom se koraku dogovaraju administrativne procedure, pojašnjavaju ciljevi, planira se suradnja partnera, obavlja prva isplata itd. 

Trajanje projekta obuhvaća ispunjavanje planiranog programa i slanje potrebnih izvješća Komisiji.

Projekt završava po isteku planiranog vremena predviđenog projektnom prijavom. Nakon završenih projektnih aktivnosti, šalju se finalna izvješća Komisiji, te se vrši posljednja isplata.

Revizija projekta u nekim slučajevima se mora obavezno provesti (npr. u FP7 programu vrijedi za projekte čija je vrijednost veća od 375.000 €). U drugim slučajevima Komisija ju može zatražiti i do 5 godina nakon završetka projekta. Zbog toga je bitno pažljivo voditi projektnu dokumentaciju, kako bismo u slučaju potrebe jednostavno došli do traženih informacija.