Upravljanje projektnim ciklusom - primjer

Za razliku od uobičajenih faza većine projekata, kod istraživačkih i razvojnih projekata (engl. Research and Development Projects - R&D) postoje još neki dodatni elementi koji moraju biti ispunjeni da bi se takav projekt mogao provesti u praksi. Zbog toga dajemo pregled faza karakterističnih za razvojno-istraživačke projekte:

1. Strategija institucije i resursi;
2. Koncept ideje;
3. Planiranje i pisanje prijave;
4. Evaluacija/Testiranje;
5. Implementacija/Provedba projekta;
6. Završetak i analiza;

1) Strategija institucije i dostupni resursi

Za strategiju istraživačkih i razvojnih projekata u Republici Hrvatskoj bitne su strateške odrednice u državi i strategija Nacionalnog vijeća za znanost. Strategija razvoja u okviru nadređenih institucija također je bitna, pa je za naše fakultete obično bitna strategija sveučilišta u okviru kojeg oni djeluju. Naravno, strateške dokumente trebalo bi povremeno redefinirati.

Razvojna strategija Sveučilišta u Zagrebu donesena je 2001. godine pod nazivom Iskorak 2001. Ona obuhvaća sljedeće elemente: organizaciju sveučilišta; primjenu informacijskih tehnologija; nastavu i studente, istraživanje i razvoj znanosti; istraživanje, nastava i razvoj umjetnosti; sustav osiguravanja kvalitete; model financiranja te odnos sveučilišta s okruženjem.

Primjer strategije na Fakultetu organizacije i informatike jest strateški dokument - Strategija razvoja FOI-ja 2018.-2023., u kojemu je kao jedna od osnovnih djelatnosti navedena znanstveno-istraživačka djelatnost. U RH generalno većina institucija ima samo okvirno određene strategije, a one su uglavnom slabije dokumentirane i razrađene.

Kod prijave projekata izrazito je važno da članovi projektnog tima imaju potporu institucije za sudjelovanje u projektu. Prvo, što može doći u pitanje, je raspoloživost resursa institucije koji su potrebni za provođenje projekta. Osim toga, većina istraživača nema pravo potpisa u ime institucije, pa stoga moramo biti sigurni da će čelni ljudi institucije podržavati sudjelovanje istraživača na projektu kako ne bi nastali problemi kod slanja izvještaja ili potpisivanja dokumenata.

Financiranje istraživanja

Dva su osnovna izvora financiranja za znanost: vlade (nacionalne, EU) i korporacije. Znanstvenici se natječu za “grant” (subvenciju, ili dotaciju) da bi financirali svoja istraživanja i potvrdili njihovu vrijednost i izvrsnost. U Hrvatskoj se većina istraživačko-razvojnih projekata financira iz sredstava Ministarstva znanosti, obrazovanja i sporta (MZOS), vrlo je niska razina korporativnog financiranja znanstvenih istraživanja, a slaba je i iskorištenost potencijala europskih fondova (® analize MVPEI i Europske komisije).

Kako bi uspješno konkurirala najrazvijenijim svjetskim gospodarstvima Europska unija (EU) je 2000. godine donijela tzv. Lisabonsku strategiju. U njoj su definirani ciljevi čijom realizacijom bi EU postala najkonkurentnije i najdinamičnije svjetsko gospodarstvo zasnovano na znanju do 2010. godine. To se planiralo postići kroz ostvarenje dobre suradnje na cijelom europskom prostoru u okvirima sljedećih aktivnosti: mobilnost znanstvenika; cjeloživotno obrazovanje; nove tehnologije; bolonjski proces te europska dimenzija projekata i programa.

Za ostvarenje ovih ambicioznih ciljeva EU je osigurala financijska sredstva koja se posredstvom različitih shema i programa financiranja mogu iskoristiti za transfer znanja i tehnologija iz teorije u praksu putem financiranja projekata na europskoj razini. Kao najvažniji zajednički elementi europskih projekata javljaju se određene karakteristike. Ponajprije, tu je upotreba metoda projektnog menadžmenta (Logical Framework Matrix, Vođenje projekta, Financijska pravila, Upravljanje rizicima, Diseminacija rezultata itd.).

Da bi se ostvarilo financiranje od strane Europske komisije, partneri na projektu nužno moraju sufinancirati barem dio vlastitih projekata (5-50%). Na taj način osigurava se da i oni snose dio rizika neuspjeha projekta, odnosno partneri opreznije pristupaju provođenju projekta jer ulažu i svoja sredstva. Svi ti projekti moraju imati europsku dimenziju u smislu stvaranja partnerskih konzorcija iz barem dvije (u nekim shemama tri ili četiri) zemlje, obuhvaćene pripadajućim programom finanicranja.

Kontrola provođenja projekta odvija se centralizirano od strane Europske komisije (EK). Partneri već pri prijavi projekta moraju isplanirati ekonomsku održivost projekta, tj. kako projekt planira sam sebe financirati nakon što istekne financiranje od strane EK. Također, prijava ovih projekata obično se podnosi na engleskom jeziku (nije nužno, ali je najčešće). 

1) Koncept projekta

U ovom koraku općenito se definiraju parametri projekta kako bi se uspostavio prikladni projektni menadžment. Kreira se projektni koncept (engl. project charter) kao početna točka za buduće planove – treba je predstaviti svim interesnim skupinama. Preliminarno se određuju troškovi, opseg i raspored aktivnosti, te zahtjevana kvaliteta rezultata. Utvrđuju se resursi potrebni za sljedeću fazu (planiranje). Utvrđuju se potencijalni rizici kako bi se u slučaju mogućih problema moglo adekvatno odgovoriti.

2) Planiranje i pisanje prijave

Ovo je najvažnija faza kod znanstveno istraživačkih projekata jer će kao rezultat imati plan, ali i prijavu projekta na odgovarajući poziv što u konačnici rješava pitanje dobivanja sredstava za provođenje projekta.

Ukoliko je detaljno i precizno napravljen, plan može služiti i kao precizan raspored budućih aktivnosti kod provedbe projekta, dakle, osnova za njegovu operacionalizaciju. U većini slučajeva ovdje nije potreban visok stupanj razrade projektnih aktivnosti, kako to kasnije pri izvođenju projekta ne bi postalo prepreka redovitom odvijanju projektih aktivnosti. Npr. ako bismo već u prijavi napravili detaljan plan da se aktivnost sastavljanja newslettera mora obaviti već u listopadu, bilo bi potrebno dodatno objašnjenje Europskoj komisiji zbog čega je to ostvareno tek u siječnju naredne godine. U načelu se mikroplaniranje (visok stupanj detaljizacije) vrši u nekoj od faza kada projekt već započne – npr. na sastanku partnerskog konzorcija.

3) Evaluacija/Testiranje

Kod određenog tipa projekata neka vrsta evaluacije dolazi nakon implementacije (npr. kod razvoja nekog novog proizvoda gdje se mogu testirati prototipovi, pilotiranja projekta koji se s nepotpunom funkcionalnošću aplicira na manjem uzorku). Taj tip evaluacije slijedi na kraju projekta kao dio analize u završnom izvješću.

Evaluacija kod R&D projekata označava postupak vanjske procjene projekta. Obično ju provodi tijelo koje je raspisalo poziv za prijavu projekata. Evaluacija se mora imati na umu već pri pisanju prijave, odnosno planiranja projekta. Odrednice projekata definirane su u Pozivu ("call") i specifične su za svaku liniju financiranja. Poštivanjem tih zahtjeva povećavamo vjerojatnost da naš projekt bude prihvaćen. Ovdje dajemo jedan primjer za STREP evaluaciju (Specific targeted research projects – kao jedan od oblika FP7 projekata).

Tablica: Kriteriji evaluacije FP7 Strep projekata

Ako se u okviru pojedinog kriterija ne postigne prag (engl. treshold) projekt dobiva odbijenicu (“out of scope”). Ako je projekt ocijenjen kao da djelomično zadovoljava zahtjev nekog kriterija dobiva nižu ocjenu (“partly in scope”). Znanost i tehnologija (engl. Science and Technology – S/T) predstavlja kriterij zadovoljavanja znanstvene izvrsnosti te usklađenosti teme projekta s temama zadanim u pozivu. Utjecaj (engl. Impact) projekta na zajednicu u kojoj se provodi je također kriterij. Treba pokazati doprinos ciljevima zadanim u pozivu i utjecaj na opće ciljeve zacrtane od strane Europske komisije, ali i usuglašenost u projektu zadanih ciljeva i aktivnosti. Implementacija (engl. Implemenatation), kao kriterij provođenja projekta, mora pokazati prikladnu strukturu menadžmenta projekta te kvalitetu sudionika, kako bismo komisiju koja vrednuje naše projekte uvjerili da imamo sredstva i sposobnosti provesti zamišljeni projekt u djelo. Naravno, primjer je samo ilustracija kako kriteriji mogu izgledati, dok je u svakom konkretnom slučaju potrebno dobro proučiti poziv i dokumente koje objavljuje organizacija koja raspisuje natječaj za određena sredstva. Osim ovih gore navedenih kao kriterij se mogu pojaviti i neke druge komponente ovisno o potrebama i interesima institucije koja daje financijska sredstva (Horizontal issues, “Gender issues”, etika, društvena korist, sinergija s obrazovanjem itd).

4)      Implementacija/Provedba

U ovoj fazi u praksi se provodi plan projekta. Pri tome je bitno vršiti kontrolu, odnosno pažljivo pratiti tijek izvođenja projekta kako bismo ostali u okviru projektnih ograničenja. Ako nešto ne pođe prema planu projekt može završiti i prije nego što je planirano (npr. u tijeku trajanja projekta utvrdi se da nam dodijeljena sredstva neće biti dovoljna da završimo pa se projekt ukine, utvrdimo da nećemo moći zadovoljiti traženu kvalitetu proizvoda ili usluge i sl.). Kada projekt završava ispunjenjem projektnih ciljeva, vrši se analiza izvedenosti i sastavlja završno izvješće. Bitno je primijeniti koncept učenja temeljenog na iskustvima (engl. lessons learned).